W 2026 roku w życie wejdzie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). Choć pierwotny harmonogram został przesunięty, przedsiębiorcy powinni już teraz przygotowywać się na nadchodzące zmiany. Sprawdź, kiedy nowe obowiązki obejmą Twoją firmę i jak najlepiej się do nich przygotować.
Co to jest KSeF?
KSeF to platforma Ministerstwa Finansów umożliwiająca wystawianie, przesyłanie i odbieranie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.
Docelowo system ma całkowicie zastąpić tradycyjne fakturowanie papierowe i elektroniczne, standaryzując procesy i zwiększając bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
Nowy harmonogram wprowadzenia obowiązkowego KSeF
Zmiany w harmonogramie wynikają z potrzeby dodatkowych testów i lepszego przygotowania przedsiębiorców oraz dostawców oprogramowania.
Aktualne daty wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF:
1 lutego 2026 r. – firmy, które w 2024 roku osiągnęły przychody powyżej 200 milionów złotych.
1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy, niezależnie od formy prawnej i wielkości działalności.
1 stycznia 2027 r. – mikroprzedsiębiorcy, którzy:
- wystawiają faktury do 450 zł,
- ich miesięczne obroty nie przekraczają 10 tysięcy złotych.
Kogo dotyczą zmiany?
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie:
- jednoosobowe działalności gospodarcze,
- spółki cywilne, jawne, komandytowe, z o.o.,
- fundacje i stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą,
- mikroprzedsiębiorców, niezależnie od branży.
Nie będzie możliwości wyboru – po wejściu w życie nowych przepisów wszystkie faktury sprzedaży będą musiały być wystawiane wyłącznie w ramach KSeF.
Co warto zrobić już teraz?
Choć obowiązek wejdzie w życie dopiero za kilka miesięcy, nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę.
Przedsiębiorcy powinni:
- Zweryfikować obecne systemy księgowe i fakturowania pod kątem kompatybilności z KSeF.
- Zaplanować proces wdrożenia zmian w firmie.
- Przeszkolić pracowników w zakresie nowych obowiązków i obsługi systemu.
- Monitorować komunikaty Ministerstwa Finansów oraz zmiany w przepisach.
Dlaczego warto dobrze przygotować się do KSeF?
Wczesne przygotowanie to:
- mniej stresu i chaosu tuż przed terminem obowiązkowego wdrożenia,
- płynne przejście na nowe zasady fakturowania,
- minimalizacja ryzyka błędów, które mogą skutkować sankcjami podatkowymi.
Elektroniczne fakturowanie to także szansa na uporządkowanie procesów, oszczędność czasu oraz lepszą kontrolę nad obiegiem dokumentów w firmie.
Podsumowanie
KSeF zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce.
Nowe obowiązki dotkną wszystkich przedsiębiorców – niezależnie od wielkości firmy.
Znając harmonogram i podejmując odpowiednie kroki już teraz, można zapewnić sobie spokojne i bezproblemowe wdrożenie nowych zasad.
Masz pytania?
Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu firmy do KSeF?
Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przejść przez ten proces sprawnie i bez stresu.