Od 2025 roku dla wielu przedsiębiorców i instytucji e-Doręczenia stały się obowiązkowe. System zastępuje tradycyjną korespondencję papierową i ma na celu usprawnienie komunikacji administracyjnej oraz zwiększenie bezpieczeństwa przesyłanych dokumentów.

Nie wszyscy przedsiębiorcy muszą wdrożyć e-Doręczenia od razu, ale warto sprawdzić, czy ten obowiązek już Ciebie dotyczy.

Kto musi korzystać z e-Doręczeń?

Obowiązek już obowiązuje:
✔ Nowe firmy rejestrowane w CEIDG i KRS od 1 stycznia 2025 roku.
✔ Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, m.in. doradcy podatkowi, prawnicy, notariusze.
✔ Administracja publiczna – urzędy, NFZ, ZUS, KRUS i inne jednostki organizacyjne.

Obowiązek od 1 kwietnia 2025 roku:
✔ Firmy wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 roku – do tej daty muszą aktywować skrzynkę e-Doręczeń.

Okres przejściowy – do kiedy można się dostosować?

Przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie wdrożyli e-Doręczeń, mogą korzystać z okresu przejściowego, który potrwa do 31 grudnia 2025 roku. W tym czasie korespondencja może być realizowana również przez ePUAP lub inne systemy, ale ostatecznie wszystkie podmioty objęte obowiązkiem będą musiały przejść na e-Doręczenia.

Jeśli Twoja firma nie zarejestrowała jeszcze skrzynki, warto zrobić to jak najszybciej, aby uniknąć problemów z urzędową korespondencją.

Dlaczego warto wdrożyć e-Doręczenia jak najszybciej?

• Bezpieczeństwo – e-Doręczenia zapewniają szyfrowaną i potwierdzoną wymianę dokumentów z urzędami.
• Oszczędność czasu – eliminuje konieczność odbioru korespondencji papierowej na poczcie.
• Łatwy dostęp do dokumentów – wszystkie wiadomości są archiwizowane w jednym systemie.
• Uniknięcie sankcji – nieprzestrzeganie nowych przepisów może skutkować konsekwencjami administracyjnymi.

Jak wdrożyć e-Doręczenia w firmie?

1. Sprawdź, czy Twoja firma podlega obowiązkowi – jeśli została zarejestrowana po 1 stycznia 2025 roku lub znajduje się w KRS, musisz się dostosować.
2. Załóż skrzynkę e-Doręczeń na platformie gov.pl i dokonaj weryfikacji.
3. Zintegruj system z obiegiem dokumentów w firmie – jeśli korzystasz z programów księgowych lub ERP, warto je dostosować.
4. Zadbaj o uprawnienia dla pracowników – administratorzy firmy mogą określić, kto będzie miał dostęp do e-Doręczeń.

Podsumowanie

E-Doręczenia to nowy standard komunikacji dla firm i instytucji. Jeśli Twoja firma podlega obowiązkowi, nie warto zwlekać – wdrożenie systemu pozwoli uniknąć problemów z korespondencją urzędową i zapewni bezpieczeństwo wymiany dokumentów.

Masz pytania? Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – pomożemy Ci przejść przez formalności i wdrożyć e-Doręczenia bez stresu.